Кейс · Автоматизація e-commerce
Автоматизували все —
безшовно, без заміни CRM
Інтернет-магазин БАДів зростав — а разом із ним накопичувалася ручна рутина: замовлення, склад, реклама й фінанси жили в різних місцях і зводилися вручну. Ми не міняли CRM і не переносили бізнес на нову платформу — вписали автоматизацію в те, що вже працює, і зібрали з цього єдину живу систему.
З чого починали
Бізнес зростав — а разом із ним і ручна робота
Знайома картина для будь-якого магазину, що зростає: інструментів багато, але між ними — людина з копіпастом.
- Замовлення з CRM переносили в таблиці вручну — час і ризик помилок.
- Собівартість, комісії та маржу по кожному замовленню рахували руками.
- Склад і закупівлі планували «на око».
- Рекла му (Google Ads, аналітику) зводили по кабінетах вручну.
- P&L збирали наприкінці місяця з десятків цифр у різних місцях.
- Дані жили розрізнено: продажі — в одному місці, гроші — в іншому, реклама — у третьому.
Повна картина по місяцю з'являлася лише до середини наступного — поки все зводили руками.
Аналітика за минулий місяць готова вже наступного дня.
Умова задачі
Автоматизувати — але нічого не зламати
Найцікавіше було не «що автоматизувати», а в яких межах. І межі диктували підхід.
Обмеження, в яких працювали
- CRM SalesDrive міняти не можна. Команда в ній працює щодня — це робочий інструмент, а не проблема.
- Жодних «переїдемо за 3 місяці». Бізнес має продавати сьогодні, а не чекати міграцію.
- У CRM свої межі й особливості. Підлаштовуємося під них — а не вивертаємо все навиворіт.
Тому ми не будували нову систему з нуля. Ми з'єднали те, що вже є, і добудували автоматизацію поверх — узявши під ці умови найзручніші інструменти: гнучкий розрахунковий шар у таблицях, скрипти як «клей» і прямі API там, де це давало максимум. Мета — заощадити й пришвидшити.
Рішення · три контури
Зібрали бізнес в одну систему, що працює сама
Замовлення ллються самі, а кожна цифра рахується автоматично
- Замовлення із SalesDrive потрапляють у таблицю без ручного перенесення — вебхук + опитування + автозвірка пропущених.
- Перебудували сам «Облік продажів» — щоб в одній таблиці лежали всі дані для розрахунку. Собівартість, комісії, реклама, маржа й прибуток рахуються миттєво по кожному замовленню.
- Склад і прогноз закупівель з ABC/XYZ: що замовити, що зависло, де потрібна акція.
- Живі графіки продажів і долей — по категоріях і брендах, зі зрізами.
- Сигналізація про помилки: нестиковки видно одразу через Telegram, а не при закритті місяця.
Маркетинг-план веде себе сам
- Новий місяць — і план створюється автоматично із шаблону, розноситься по днях.
- Факт по рекламі тягнеться напряму з Google Ads + GA4 + Shopping — по кожному товару й по двох кабінетах.
- План/факт і вартість залучення рахуються самі — без нічного зведення кабінетів.
Фінрезультат видно завжди, а не наприкінці місяця
- Повний P&L збирається сам: продажі, реклама, комісії, замовлення — по даті оплати, по днях і місяцях.
- Місяч ні й річні звіти створюються автоматично із шаблонів.
- Прибуток по кожному каналу — у реальному часі, без ручного зведення.
Як це працює разом
Єдиний контур: дані течуть по колу
Три системи перестали бути розрізненими таблицями. Налаштували один раз — крутиться саме.
Що змінилося
Рутина зникла — система працює замість людей
- Ручне перенесення замовлень пішло в нуль — 10 годин на тиждень звільнили команді.
- Закриття місяця — наступного дня, а не до середини наступного.
- Собівартість, маржа, прибуток — по кожному замовленню, автоматично й без помилок.
- Закупівлі — за прогнозом, а не «на око»: менше з аморожених грошей на складі.
- Маркетинг і фінанси збираються самі; P&L видно будь-якої миті.
- Помилки видно одразу — система сама сигналить про нестиковки.
- І все це — безшовно: без заміни CRM і без зупинки бізнесу ні на один день.
На чому зібрано
Інструменти — під умови, а не навпаки
Не завжди бізнес може чи хоче міняти інструменти — і це нормально. Ми обирали не «модне», а те, що дає максимум у межах наявної системи.
У вас теж «зоопарк» систем, який страшно чіпати?
Ми автоматизуємо, нічого не ламаючи — вписуємося в те, що вже працює, і перетворюємо це на систему.
Обговорити проєктДані знеособлені · описано реальний проєкт